Gestão por indicadores deixou de ser apenas uma prática recomendada, tornou-se uma exigência para empresas que desejam competir com inteligência em um mercado cada vez mais dinâmico, digital e pressionado por resultados. No entanto, com a popularização do termo KPI, surge uma dúvida nos bastidores da alta gestão: estamos medindo o que importa ou apenas acompanhando tendências?
Vivemos a era da informação, onde dados se transformam em ativos estratégicos e decisões não podem mais se basear em intuição. Nesse contexto, indicadores-chave de performance (KPIs) deveriam ser bússolas confiáveis, conectando a execução ao planejamento estratégico.
O problema é que, em muitos casos, viraram apenas checklists corporativos que enfeitam apresentações, mas não impulsionam decisões nem mudanças reais.
É aqui que o artigo ganha relevância: vamos explorar o que realmente é KPI, sob a ótica da gestão por indicadores com metodologia Balanced Scorecard (BSC) e como separar o que é essencial daquilo que é só moda.
Com insights práticos, referências confiáveis e uma pitada de humor executivo (porque, convenhamos, o tema precisa respirar), o objetivo é mostrar como estruturar KPIs verdadeiros que transformam estratégia em resultado.
1. O que realmente é KPI (e o que não é)
KPIs (Key Performance Indicators) são métricas-chave que medem o progresso em direção aos objetivos estratégicos. Segundo o Balanced Scorecard Institute, “KPIs should drive performance — not confusion.” Se uma métrica não serve para orientar decisões estratégicas, provavelmente é apenas ruído.
Infelizmente, muitas empresas caem na armadilha de “medir o que é fácil ou popular”, ignorando o que realmente importa. Se os indicadores não têm impacto direto nos resultados da organização, são apenas vaidade analítica — bonitos nos dashboards, mas inúteis na prática.
2. A relevância do Balanced Scorecard (BSC)
O BSC, desenvolvido por Robert Kaplan e David Norton, ainda é um dos métodos mais robustos e reconhecidos no mundo para gestão por indicadores. Ele organiza os KPIs em quatro perspectivas estratégicas:
- Financeira – como a empresa é vista pelos acionistas;
- Clientes – como a empresa é percebida pelo mercado;
- Processos internos – o que precisa ser excelente internamente;
- Aprendizado e crescimento – a base para a inovação e evolução constante.
Com a aceleração digital, empresas de setores como o financeiro e o varejo estão intensificando o uso do BSC para integrar métricas tradicionais e digitais, um movimento evidenciado no relatório anual do Harvard Business Review (2024) sobre gestão estratégica. Desse modo, empresas que aplicam o BSC de forma disciplinada conseguem traduzir estratégias abstratas em ações concretas e mensuráveis, garantindo alinhamento entre áreas, governança dos objetivos e foco real nos resultados.
3. Plataformas de BI e dashboards avançados
Ademais, para operacionalizar KPIs em tempo real, ferramentas de Business Intelligence são indispensáveis — mas não suficientes. De acordo com o Magic Quadrant 2025 do Gartner para plataformas de Analytics e BI, o Qlik Sense e Power BI são líderes, sendo o Qlik Sense lider pela 15ª vez consecutiva e o Power BI pela sétima vez. Ambas consolidando-se como referência em data visualization avançada.
Essas plataformas brilham na criação de dashboards visuais e relatórios de alto impacto. No entanto, o maior obstáculo nas empresas não está na visualização — está no desdobramento estratégico dos KPIs e metas por todas as hierarquias organizacionais, um processo, na maioria das vezes, realizado em planilhas que demandam muito tempo, grande esforço e estão sujeitas a erros, mesmo quando apoiadas em dados operacionais e financeiros de qualidade.
As Planilhas tem Risco e Custo
Segundo a McKinsey (2024), mais de 70% do tempo de equipes financeiras é consumido por tarefas manuais, como consolidação de planilhas e ajuste de dados de origem. Isso não apenas reduz a produtividade, como compromete a confiabilidade das análises em tempo hábil. Um estudo da FSN Research (2023) revelou que 59% dos CFOs ainda usam planilhas como principal ferramenta para desdobramento de metas e que, entre esses, 41% relataram inconsistência nos indicadores estratégicos e 32% perderam oportunidades de ajuste de rota por falta de visibilidade em tempo real.
Casos Reais e o Ponto de Ruptura
Casos emblemáticos ajudam a ilustrar o ponto. A divisão financeira da empresa alemã Hella, fornecedora global do setor automotivo, implementou um modelo de planejamento colaborativo baseado em dashboards de BI. O projeto falhou parcialmente porque os dados de origem (DRE, DFC, BP e KPIs operacionais) ainda vinham de planilhas e e-mails, exigindo retrabalho e dificultando a orquestração entre áreas. A mudança de rumo só ocorreu após a adoção de uma plataforma de gestão orçamentária contínua que substituiu esse ecossistema fragmentado por um fluxo único de dados e metas.
O paradoxo é claro: empresas com dashboards modernos seguem gerindo metas críticas com ferramentas frágeis, em silos, sem governança integrada. Segundo a Deloitte (2025), 80% das falhas em iniciativas de KPI e BSC decorrem da dependência de processos manuais e da ausência de sistemas integrados que conectem dados, metas e execução.
Ou seja: a dor não está na falta de BI, mas na ausência de ferramentas que integrem planejamento, operação e performance de ponta a ponta. E é exatamente aqui que está o verdadeiro ponto de ruptura: como transformar indicadores em ação estratégica — sem depender de planilhas.
Conclusão
A gestão por indicadores precisa evoluir — e rápido. Em muitas empresas, CFOs ainda gastam até 60% do tempo com tarefas manuais de fechamento e consolidação, segundo a McKinsey. Esse gargalo não só consome tempo, mas impede uma atuação realmente estratégica, tirando o foco do que mais importa: gerar valor com agilidade e precisão.
Sem plataformas integradas de planejamento e gestão de resultados, os KPIs viram apenas painéis ilustrativos. A Deloitte alerta: a falta de integração entre sistemas é um dos principais entraves para relatórios ágeis e decisões assertivas — um desafio que afeta diretamente a capacidade de resposta das lideranças.
BI sem Orquestração, Falha
Mesmo quem já investe em BI/analytics de ponta, enfrenta limitações quando não há governança de dados, em D-1 ou simulações driver-based. É como ter um cockpit digital, mas dirigir no modo manual. Fica bonito na apresentação, mas ineficaz na rotina executiva sem uma verdade única do resultado gerencial.
O Harvard Business Review reforça: 70% das iniciativas de transformação digital falham quando se limitam a dashboards sem orquestração real. E o Gartner complementa: só insights integrados e contextualizados se traduzem em decisões eficazes.
Potencial da IA e Riscos das Planilhas
Enquanto 57% dos CFOs já investem em IA para previsões em tempo real (PwC), apenas 25% dos processos financeiros estão digitalizados (McKinsey). Deixar os dados parados em planilhas é desperdiçar potencial analítico. A Deloitte estima que empresas sem capacidades preditivas podem perder até 20% de produtividade. Já a McKinsey mostra que organizações líderes economizam até 29% nos custos financeiros ao integrar planejamento, KPIs e automação em um único fluxo inteligente.
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