Entenda os riscos e erros associados à gestão do fluxo de caixa com planilhas e veja como alternativas mais seguras podem melhorar o controle financeiro.
Em momentos delicados, como o que estamos vivendo, qualquer erro numérico pode comprometer a saúde financeira de uma empresa. Isso é ainda mais crítico quando falamos do fluxo de caixa. Por esse motivo, é essencial confiar em ferramentas à prova de falhas. Afinal, mais de 90% das planilhas de controle financeiro podem conter erros. Acompanhe para entender melhor.
Os perigos de controlar o fluxo de caixa com planilhas
As planilhas e spreadsheets facilitam que qualquer pessoa faça cálculos antes exclusivos para contadores e estatísticos. No entanto, o programa de planilhas mais vendido do mundo também contribuiu para a proliferação de muita matemática ruim.
Erros Comuns em Planilhas
De acordo com uma análise de diversos estudos de 2008, quase 90% das planilhas apresentam erros. Mesmo após cuidadosa elaboração, é comum que 1% ou mais das células com fórmulas contenham falhas. Isso foi apontado por um professor de gerenciamento de TI da Universidade do Havaí, especialista em práticas inadequadas no uso de planilhas. Em arquivos extensos, com milhares de fórmulas, dezenas de erros podem passar despercebidos.
Impacto dos Erros de Planilha nos Negócios
Esses erros não causam apenas problemas nos orçamentos empresariais. Eles também distorcem balanços financeiros e podem gerar sérias consequências para pequenas empresas. Além disso, tais falhas podem afetar até decisões relacionadas a políticas fiscais globais.
Um exemplo notório foi o erro em um estudo econômico da Universidade de Harvard. Os economistas Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff excluíram células importantes em seus cálculos. Como resultado, o estudo exagerou o impacto da dívida no crescimento econômico dos países.
A Preocupação Global com os Erros de Planilhas
O problema é tão generalizado que grupos dedicados a eliminar erros de planilhas, como o European Spreadsheet Risks Interest Grou (Grupo Europeu de Interesse em Riscos de Planilhas), foram formados. “Não há dúvida de que as planilhas são um instrumento poderoso, essencial para o funcionamento do mundo moderno”, disse Patrick O’Beirne, presidente do grupo, à MarketWatch. “As motosserras também são uma boa ferramenta, mas quem usaria uma sem um guarda-corrente?”, ele brinca. “As pessoas não tomam medidas de segurança para garantir que seu trabalho esteja correto. Na realidade, tudo o que seria necessário para detectar esses erros é um segundo olhar”.
A Importância da Revisão em Planilhas
Embora poucos publiquem um livro ou artigo sem editá-lo primeiro, as pessoas costumam usar as planilhas sem revisão logo após criá-las. “A revisão por pares é o padrão ouro na pesquisa acadêmica e a melhor autoproteção para usuários corporativos de planilhas”, afirma O’Beirne.
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O problema dos erros nas planilhas
Há uma crescente conscientização sobre o problema nos últimos anos e agora existem vários programas de certificação projetados para garantir que as melhores práticas sejam seguidas pelos criadores de planilhas.
Mas mesmo aqueles que não têm alguém para verificar suas planilhas podem tomar medidas extras para minimizar erros. “Tecnicamente, o erro de Harvard poderia ter sido detectado por testes simples, como pressionar ‘Ctrl + [‘ em uma fórmula, para mostrar que as células alimentavam no total”.
“Existem também muitas ferramentas de software, como o XLTest, para apontar falhas estruturais.”
Erros aritméticos simples podem ser comuns, mas o uso de planilhas provavelmente continuará como antes, Panko alerta em seu artigo. “Apesar destas evidências de longa data, a maioria das empresas prestou pouca atenção à perspectiva de graves erros de planilha”, diz ele.
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