Planilhas orçamentárias: quais problemas você pode enfrentar ao usá-las?
Planilhas orçamentárias: quais problemas você pode enfrentar ao usá-las?
É muito comum encontrar empresas que ainda utilizam as planilhas para fazer o planejamento orçamentário.
Na verdade, negócios com poucos funcionários e baixo volume de dados para gerir, até funcionam com essa metodologia, porém talvez essa não seja uma boa ideia para médias e grandes empresas.
Isso porque conforme aumenta o volume de informações a serem geridas e pessoas operando o mesmo documento, cresce também a probabilidade de erros que podem acarretar em tomadas de decisões mal sucedidas e situações catastróficas (não estamos exagerando, acredite!).
Por isso, neste artigo você entenderá quais problemas que pode enfrentar ao usar planilhas orçamentárias e como fugir deles.
Erros nas fórmulas:
Imagine, por exemplo que por distração, ao calcular a lucratividade, um dos colaboradores soma em vez de subtrair os custos e despesas do faturamento bruto.
Talvez isso soe como absurdo, mas vale lembrar que para esse erro acontecer, basta um único toque no botão errado do teclado.
Neste caso, se ninguém notar o equívoco, podem acontecer situações catastróficas, afinal de contas, os gestores ficarão animados com a falsa ideia da lucratividade alta e poderão tomar ações como fazer investimentos, contratar pessoas, comprar maquinários, enfim, esse “pequeno erro” pode acarretar em dívidas e até mesmo a falência da empresa.
Planilhas duplicadas:
Como normalmente cada gestor cria sua própria planilha, muitas vezes acontece de elas serem incompatíveis, isso faz com que o controller tenha que digitar os dados manualmente, esse processo gera lentidão no processo e pode causar erros na hora de inserir os números nos documentos.
Falta de produtividade:
Como dissemos, normalmente em médias e grandes empresas, os gestores fazem as planilhas orçamentárias do seu setor e depois o controller faz a unificação.
Na teoria parece simples, mas será que na prática isso realmente funciona?
Será que os gestores da sua empresa têm disponibilidade, tempo e paciência para executar esse trabalho operacional?
Isso sem contar que o Excel é uma ótima ferramenta, mas é preciso ter bastante habilidade para manuseá-la e quem não usa o software com frequência costuma ter várias dificuldades.
O resultado disso é atraso de entrega dos documentos ao controller e erros que diminuem a produtividade da empresa como um todo.
Análise de dados precária:
Seja para recorrer a crédito de terceiros, procurar um investidor ou simplesmente para tomar decisões cotidianas como a compra de novos equipamentos ou contratação de pessoal, é necessário que o gestor esteja a par da saúde financeira da empresa para optar pelas melhores tomadas de decisão.
Hoje vivemos a era da tecnologia, tudo acontece de forma rápida e instantânea, por isso é tão importante ter os dados em mãos para analisá-los no momento oportuno, tomar as decisões corretas e sair na frente da concorrência.
Não ter como contar com essas informações é como dirigir a empresa de olhos vendados, sem embasamento algum e claro que essa não é nem de longe a melhor estratégia para administrar um negócio.
Contudo, é imprescindível o uso de ferramentas como um software de planejamento orçamentário para médias e pequenas empresas.
Aderir a esse tipo de sistema trará produtividade e assertividade para fazer as melhores tomadas de decisão no seu negócio.
Precisa de ajuda para traçar um plano de ação estratégico para o seu negócio?
