Porquê não fazer a gestão do fluxo de caixa em planilhas e spreadsheets

Em momentos sensíveis como o atual que estamos passando, qualquer erro numérico pode ser crucial para a vida da saúde financeira da empresa, principalmente quando se trata do fluxo de caixa. Por isso, veja abaixo a importância de confiar em uma ferramenta a prova de erros, já que mais de 90% das planilhas de controle financeiro podem apresentar erro. Acompanhe!

As planilhas e spreadsheets facilitam que qualquer pessoa faça o tipo de cálculos e contas antes exclusivo apenas para contadores e estatísticos. Mas o programa de planilhas mais vendido do mundo também contribuiu para a muita matemática ruim fosse proliferada.

Quase 90% dos documentos da planilha contém erros, sugere uma análise de vários estudos de 2008 . As planilhas, mesmo após uma elaboração cuidadosa, apresenta erros em 1% ou mais de todas as suas células de fórmula, escreve um professor de gerenciamento de TI da Universidade do Havaí e autoridade em práticas ruins de planilhas. Em planilhas grandes, com milhares de fórmulas, haverá dezenas de erros não detectados.

Erros como esses não apenas podem levar a erros de cálculo em orçamentos empresariais e gerar balanços distorcidos em pequenas empresas, mas também podem levantar questões sobre lógicas usadas para políticas fiscais a nível global, como mostra o caso de um erro de matemática em um estudo de economia de Harvard. Ao não incluir certas células da planilha em seus cálculos, o estudo dos economistas de Harvard Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff pode ter exagerado o impacto que os ônus da dívida têm no crescimento econômico dos países.

O problema é tão generalizado que agora existem grupos dedicados a eliminar erros de planilhas, como o European Spreadsheet Risks Interest Group (Grupo Europeu de Interesse em Riscos de Planilhas). “Não há dúvida de que as planilhas são um instrumento poderoso, essencial para o funcionamento do mundo moderno”, disse o presidente do grupo, Patrick O’Beirne, à MarketWatch. “As motosserras também são uma ferramenta muito boa, mas quem usaria uma sem um guarda-corrente”, diz ele. “As pessoas não tomam medidas de segurança para garantir que seu trabalho esteja certos – na realidade, em muitos casos, tudo o que seria necessário para detectar esses erros é um segundo olhar”.

Embora poucos publicariam um livro ou artigo sem editá-lo primeiro, as planilhas costumam ser colocadas em uso já no rascunho, diz O’Beirne. “A revisão por pares é o padrão ouro na pesquisa acadêmica e a melhor autoproteção para usuários corporativos de planilhas”, diz ele.

O problema dos erros nas planilhas

Há uma crescente conscientização sobre o problema nos últimos anos e agora existem vários programas de certificação projetados para garantir que as melhores práticas sejam seguidas pelos criadores de planilhas.

Mas mesmo aqueles que não têm alguém para verificar suas planilhas podem tomar medidas extras para minimizar erros. “Tecnicamente, o erro de Harvard poderia ter sido detectado por testes simples, como pressionar ‘Ctrl + [‘ em uma fórmula, para mostrar que as células alimentavam no total”.

“Existem também muitas ferramentas de software, como o XLTest, para apontar falhas estruturais.”

Erros aritméticos simples podem ser comuns, mas o uso de planilhas provavelmente continuará como antes, Panko alerta em seu artigo. “Apesar destas evidências de longa data, a maioria das empresas prestou pouca atenção à perspectiva de graves erros de planilha”, diz ele.

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